Konec obíhání kanceláří s „košilkou“: Jak digitální workflow v HELIOS Inuvio šetří čas i peníze
Tomáš Lauer, CEO & ERP Konzultant
Každá zdravá firma se dříve nebo později dostane do bodu, kdy už se nedá všechno vyřešit zakřičením přes chodbu nebo dohodou u kávovaru. Z 10 zaměstnanců je najednou 50. Přibývají oddělení, manažeři a s nimi i hromady papírů, požadavků a faktur k proplacení.
Pokud i v této fázi majitel firmy stále schvaluje každou vydanou pětistovku za kancelářský papír, stává se z něj to nejužší hrdlo vlastní firmy (tzv. bottleneck). Na druhou stranu – pustit otěže úplně a nechat každého utrácet firemní peníze bez kontroly je cesta do pekel.
Jak z toho ven? Odpovědí je digitalizace procesů a Workflow v HELIOS Inuvio.
Jak vypadá peklo bez Workflow?
Přijde přijatá faktura od dodavatele na 150 000 Kč. Účetní ji vytiskne, připne na ni papírovou "košilku" a položí ji na stůl vedoucímu výroby. Ten je týden nemocný. Pak ji zanese řediteli, který je na dovolené. Mezitím faktura spadne pod stůl a dodavatel vyhrožuje penále za pozdní platbu.
Jak vypadá realita s HELIOS Inuvio?
HELIOS Inuvio je robustní ERP, které má v sobě silný nástroj pro řízení pravidel. My v Elfoxu zmapujeme, jak to u vás funguje, a tyto "cesty" naklikáme do systému.
-
Automatické směrování: Faktura dorazí elektronicky a systém ji sám (díky AI vytěžování) načte. Podle toho, zda jde o nákup materiálu nebo IT služeb, ji pošle správnému manažerovi ke schválení.
-
Pravidla podle částky (Limity): Nastavíme pravidlo: „Vše do 10 000 Kč schvaluje vedoucí střediska. Nad 10 000 Kč musí kliknout i finanční ředitel.“ Vše je automatické.
-
Mobilní schvalování: Majitel na služební cestě nemusí čekat na hromadu papírů. Otevře si telefon, vidí seznam čekajících dokladů, klikne na „Schválit“ a účetní může rovnou platit.
Je to o pocitu bezpečí Zavedení Workflow v HELIOSu není jen "IT vychytávka". Je to manažerský nástroj, který vám dá jistotu, že se ve vaší firmě dějí věci podle pravidel, i když tam zrovna fyzicky nestojíte.
Pokud chcete přestat dělat pošťáka vlastních firemních dokumentů a začít firmu skutečně řídit, HELIOS Inuvio vám dá ty správné mantinely.